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这8个技巧,被时间追着跑的手帐er们一定要看看啦!
专栏:手账笔记
发布日期:2019-08-15
阅读量:522
作者:佚名
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常被问到的一个问题是如何来管理好自己的时间,更高效地完成每一件事情,其实我也一直在不断思考改进自己的时间管理方法。 我们需要从两方面入手:工作所要求的专注时间和专注力深度。 微博@一只酱仔


常被问到的一个问题是如何来管理好自己的时间,更高效地完成每一件事情,其实我也一直在不断思考改进自己的时间管理方法。

 

看了许多工具书,再结合自己的一些生活经验总结了如下几点关于时间管理方面的技巧,希望对大家有所帮助啦~




 

  TO-DO LIST   

 

早晨在去办公室的路上习惯先check一遍自己今天需要完成的事情,把每一项都罗列下来。进公司之后再快速查阅一遍邮件,看看是否有需要补充的地方。(如果是学生党的话就更方便啦,只需将今日需要做的事情全部列下来即可)

 

当然列TO-DO LIST的时候也不是单纯的把一件件事情进行罗列,在一些紧急的事件前面需要做标注来提醒自己这些事情的优先级,尤其是需要大段时间完成的工(比如写报告、画ppt等),务必将其列为上午的最优先完成工作。

 

另外,TO-DO LIST也需要不断更新,当自己手头上在做一件事情但突然想起另一件事情的时候就先快速地记录下现在脑子里想的这件事情,记下了之后就可以把这件事情暂时抛诸脑后,继续专心完成现在的工作。

 

我习惯把这个过程称为“清空大脑”:当脑子里有太多杂念的时候是没有办法好好完成任务哒。

 

 

   早晨的时间最宝贵   

 

针对九、十点左右开始工作、学习的旁友们而言可能会觉得没过多久就到了吃中饭的时间,因此会在早上的这两个小时左右的时间里划划水等吃饭,计划下午再正式开始工作。

 

这也是我最早在实习时候有的感受,感觉大家仿佛都是下午吃好饭之后才进入的工作状态。

 

然而这是很大的误区,无论早晨能工作的时间有多少,这段时间都是及其宝贵的,因为这是头脑最为清醒的一段时间(夜猫子作息除外)而且往往早晨受到的打扰相对会少一些(尤其是十点之前)因此很适合做一些需要集中注意力不被打扰的工作。



 

   如何更好地设置DDL   

 

DDL前的生产效率最高这点毋庸置疑。但是往往如果只是对当下做的事情设置的非强制性DDL,拖延症十级选手往往会毫不犹豫且不出意外地拖过这个DDL。针对这样的情况,在这个任务后面紧接着安排下一件事情,往往效果会更好。

 

举个例子来说:写毕业论文的时候常常会因为没有思路,就一拖再拖,有时候想好“这周末要改出第x稿”结果最后还是只写了一半。于是我就和导师提前约好面谈时间,比如约定下周三早上面谈,那么论文的第x稿就必须在周一晚上完成,否则导师没有办法在面谈之前看完我的文章并作出点评。

 

又比如说,工作日的晚上约好了八点健身,而且健身完回家也加不动班了。那么在八点之前就会完成当日应该完成的所有任务。

 

就这样让后一个任务成为前一个任务的DDL,会比单纯的设置“何时完成”会更有效。

 

 

   时间分割法   

 

这和之前流行的“番茄钟”概念非常相似。人的专注时间是有限的,之前看过的一些书籍和research中都提到,一般来说成人最长的专注时间是90分钟

 

而对于一些高强度工作来说专注时间会更短一些。比如对于同声传译员来说,在这种高度紧张的工作状态下往往十-十五分钟就已经是极限了。

 

之前看到的一本书中提到过,如果把这些专注时间具象化的话就像是一个个波浪,能够顺着波浪前进起伏的话就能很好的掌控自己做事的节奏。

 

也就是说,每隔一段时间就需要休息一下恢复专注力。但是这个时间并不是固定的,并非一定要工作90分钟才能休息一下,也不是每工作15分钟就必须得休息五分钟。

 

我们需要从两方面入手:工作所要求的专注时间和专注力深度。

 

举个例子,报告是需要一段相对较长的时间专注写作的,如果以15分钟为分割的话肯定不现实,可能15分钟才刚刚渐入佳境呢。但如果是需要高强度专注的工作,比如之前提到的同声传译,那么90分钟为分割也一定是不合理的。

 

因此,根据工作的内容不同,所需要的专注力深度和持续时间也大不相同,需要合理地进行区分。

 

 

   时刻进行整理   

 

良好的工作环境对于工作效率的积极影响自不必多说,但是往往会忽略的一点是电脑里文件的整理。整理folder是经常被忽略但却是最需要掌握的一个基本技能。

 

随着现在电子文档的增多,大家在电脑里储存的各类文件也越来越多,但是你是否能够快速在诸多文件中找出自己需要的那份文件呢。按照我自身的经验来看,十秒内能准确找到文件的速度是一个较为理想的情况。

 

说到文件整理主要是因为当你花了太多时间搜寻文件的时候(either纸质 or 电子版)会耗费大量的精力,也会对接下来要完成的任务造成一些影响。有时候甚至会因为觉得某个文件太难找就一直拖着不做某件事从而浪费许多时间。

 

也许有同学会说:用系统里的搜索功能不就可以了吗。但是这时会面临一个问题:当你保存文件的时候,文件名有好好起吗?尤其是扫描的文档,或是照片等系统会自动生成复杂文件名的文件,在保存的时候如果只是草草了事,随便起一个“1”“photo”这样的名字,用系统的搜索功能也无从下手。

 

 

   拒绝multi-task   

 

现在很多实习、工作的job description中会提及“multi-task”这项能力,这其实完全是一个看起来节省了时间但实际上是在浪费时间的一种工作方法。

 

大脑思考不同的事情是有转换成本的。而multi-task就是不停的让大脑在多个任务中切换,造成的后果就是虽然现在手上在做A,但脑子里时不时会冒出B和C的事情,没办法专注在A上,效率大大减低。同样,开始做B的时候还不免会担心前面A没做完的部分应该如何继续下去。

 

转换成本过高带来的是工作效率的降低。

 

但是这不意味着我们只能同时做一件事情,对于一些不需要大脑思考的事情我们完全可以在做这件事情的同时去做另外一件事情。

 

比如说,我们可能没有办法一边看电视节目一边专心看书,因为我们大脑的注意力会同时被电视和书籍吸引,没有办法专注在一件事上。但是我们可以一边泡澡一边看书,因为泡澡不需要我们做出什么反应,可以将所有注意力集中在书的内容上。

 

 

   身体健康管理   

 

虽然时间管理和身体管理看似毫无联系,但其实身体健康才是实现上述提到的所有内容的大前提

 

就像在《自控力》一书中作者提到并强调的,自控也是需要耗费精力的(且需要耗费很大的精力),在身体健康状况不佳的时候,很难做到高效利用时间,更不用提合理分配精力了。

 

因此大家在忙碌的学习工作当中也千万不要忽略了锻炼身体。以我自己为例,作为一个不是非常热爱出汗的人也开始定期做起了瑜伽等强度较小的运动来提高自己的身体素质。

 

另外,对于高强度的脑力工作者来说,适当的运动是缓解一天疲惫的良药。

 

上班后往往会有这种情况发生:明明下了班很累,觉得脑子都转不动了,但是躺到床上反而会觉得很难睡着。这是因为这一天运动量太少,身体并没有感觉累,因此睡眠质量反倒下降了。

 

 

   好好放松   

 

一天的二十四小时除去吃饭和睡觉之外,也需要张弛有度,让自己有适度放松的时间,而不是全身心的投入工作、学习当中。很多时间管理相关的书籍中都提到了一点,就是告诉读者要学会放松。只有真正休息好了,才能以百分百的精力投入到第二天的学习工作里。



而这里的休息见仁见智,虽然很多人都不赞同刷手机来放松,但我个人觉得如果刷手机能帮助放松身心,远离压力那也是一种放松的好办法。

 

记得有段时间工作强度巨大,我有几次实在受不了了就躲到卫生间里看五分钟微博再回到座位上继续工作。

 

最后,也是最重要的一点,千万不要因为自己没能100%利用好一天中所有的时间就感到泄气。往往利用好70-80%的时间已经很厉害啦!如果觉得每天都这么严格控制自己实在太累,一周里休息一到两天也无妨~休息也是为了更好的工作、学习呀。

 

 微博@一只酱仔 

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